Stellen wir uns zwei Blechbetriebe mit derselben Produktions- und Ertragskapazität vor, jedoch mit einem fundamentalen Unterschied: wie sich diese verbinden, dokumentieren und auf Informationen zugreifen.
Den ersten Betrieb nennen wir Werkstatt 1, der halbverbundene Hersteller. Das Unternehmen verfügt über CAD-/CAM- und CNC-Maschinen, die üblichen Office-Programme zur Erstellung von Kostenvoranschlägen (Excel) und statische Produktionstabellen in der Werkstatt für die Programmierung. Die Geschäftsführer halten tägliche Sitzungen ab, um den Status der Produktion, das Tagesprogramm und sämtliche andere nötigen Angelegenheiten zu besprechen. Die Angestellten in der Werkstatt bringen Papiere von hier nach da.
Die Werkstatt 2 ist der verbundene Hersteller. Er nutzt CAD/CAM, ein Fertigungsmanagementsystem (MES) und ein Unternehmens-Ressourcen-Planungsprogramm (ERP), mit welchen er die Herstellung und die Verkaufsaufgaben programmiert und verwaltet. Seine Maschinen verfügen über Internetzugang, was es ermöglicht, Anweisungen und Arbeitsteile direkt an die Steuerung oder an das genutzte Mobilgerät zu versenden. Mit dem Zugang auf Unternehmensdaten basierend auf Genehmigungen treffen Angestellte Entscheidungen nicht nur anhand Vermutungen oder Hypothesen, sondern anhand von Echtzeit-Daten der Werkstatt.
Nun stellen wir uns Folgendes vor: Beide Betriebe müssen 100 lasergeschnittene 4 auf 2 zöllige AHSS-Werkstücke mit einer Stärke von 16 verarbeiten. Der Kunde wünscht, dass jedes Werkstück 90 Grad abgekantet und geschweißt wird, um eine offene Box zu erhalten. Dabei sollen 50 Boxen entstehen. Zuletzt müssen die Boxen pulverbeschichtet und innerhalb von fünf Tagen versandt werden. Beide Betriebe können die gesamte Arbeit von zu Hause aus ausführen. Wie würden die beiden Betriebe diese Bestellung von der Anfrage für einen Kostenvoranschlag bis hin zur Vollendung des Auftrags vor der Schließung verwalten?
Ein Kunde wendet sich an einen Hersteller, der ihm von einem Dritten empfohlen wurde oder er unter Umständen bei einer Schnellsuche im Internet gefunden hat. Er beantragt einen Kostenvoranschlag, bei dem das Material, die Maße und das Lieferdatum angegeben werden. Mit diesen Informationen versendet der Außendienstmitarbeiter eine E-Mail, um ein Dokument mit Werkstücken für einen genaueren Kostenvoranschlag zu beantragen. Das Personal ist beschäftigt und ein Tag verstreicht, ehe das Dokument zurückgegeben wird. Nach Erhalt des Dokuments versendet der Verkäufer dieses an das Herstellungspersonal, damit ein Programmierer die Verschachtelung durchführt und die Zeit und Kosten für jeden nachfolgenden Arbeitsvorgang berechnen kann. Mit diesen Informationen muss das Verkaufsteam dann mit dem Produktionsleiter sprechen, um zu sehen, wie das aktuelle Programm aussieht und welche Kapazität für die Bestellung besteht. Bevor das vom Kunde beantragte Lieferdatum festgelegt werden kann, überprüft die Verkaufsabteilung, ob die Bestellung an diesem Datum bereit zum Versand sein wird.
Mit all diesen Informationen überreicht der Verkäufer den Kostenvoranschlag am zweiten Tag dem Endkunden. Dieser akzeptiert den Kostenvoranschlag jedoch erst einen Tag später. Nun, zwei Tage vor Lieferdatum, muss die Werkstatt programmieren und die Einstellungen der Maschinen vornehmen, damit die Produktion der Werkstücke aufgenommen werden kann. Nur noch wenig Zeit bleibt übrig, was unerwartete Kosten verursachen kann, sollte die Produktion in einer dritten Betriebsschicht fertig gestellt werden oder zusätzliche Arbeitsstunden aufgewendet werden müssen, die nicht im Kostenvoranschlag enthalten sind.
Der Kunde wird ungeduldig und fragt beim Verkäufer nach dem Status seiner Bestellung. Der Verkäufer seinerseits muss beim Produktionsleiter nachfragen. Der Produktionsleiter macht sich auf den Weg in den Produktionsbetrieb und kommuniziert mit mehreren Bedienern, um den Status der Bestellung zu klären, bevor er den Verkäufer und zuletzt den Kunden in Kenntnis setzt.
Der Kunde entdeckt den Betrieb über eine Webseite, die sämtliche Leistungen ausführt sowie ein Online-Antragsformular für eine Offerte bietet. Der Kunde sendet eine Anfrage für einen Kostenvoranschlag mit allen nötigen Informationen: Kontakt, Materialart, Menge, Arbeitsvorgänge, Lieferdatum sowie eine DXF-Datei. Sobald diese Informationen versandt sind, erhält der Kunde eine automatisch generierte E-Mail, in welcher ihm für seine Anfrage gedankt wird und ihm zugesichert wird, dass er so bald wie möglich kontaktiert wird. Gleichzeitig wird das Verkaufs- und Produktionspersonal über die Anfrage informiert. Sämtliche Informationen und die benötigten Dokumente der Werkstücke werden weitergeleitet, damit der Kostenvoranschlag erstellt werden kann.
Mit verbundenen Maschinen und Systemen nimmt der Verkäufer die Erstellung des Kostenvoranschlags auf, während das System die Verschachtelungen ausführt, Arbeitsvorgänge zuweist und die Kapazitätskontingente analysiert, um die Kosten und ein Abschlussdatum zu generieren. Parallel dazu wird der Produktionsleiter benachrichtigt, um zu überprüfen, welche Arbeit produziert werden kann. Dies geschieht innerhalb von Minuten und der Kostenvoranschlag wird innerhalb von Stunden, oder sogar kürzer, an den Kunden versandt. Der Kunde überprüft und akzeptiert am selben Tag, was dem Hersteller ein Zeitfenster von vier ganzen Tagen für die Produktion liefert.
Während das Werkstück produziert wird, fragt auch hier der Kunde beim Außendienstmitarbeiter nach dem aktuellen Stand. Da die Maschinen und Arbeitsvorgänge untereinander und mit der Überwachung des Produktionsbetriebs verbunden sind, kann der Verkäufer die Bestellung abrufen und sieht, wo genau sich das Werkstück zu jeder Zeit befindet.
Der Alarmzustand wird ausgerufen und die ersten Lockdowns beginnen. Nicht essentielle Industrien mussten schließen. Die Hersteller, die die essentiellen Industrien nicht belieferten, bemühten sich, andere Wege zu finden, um ihre Türen offen zu halten und ihre Mitarbeiter weiterhin zu beschäftigen. Jene, die offen bleiben konnten, mussten neue Arbeitsweisen finden, um die soziale Distanzierung und andere vorgegebene Sicherheits- und Hygienemaßnahmen einzuhalten.
Es musste gewährleistet werden, dass geeignete Systeme angewandt wurden, um das Geschäft mit der bestmöglichen Normalität weiterzuführen. Dies bedeutete eine Verschiebung der Verwaltung, der Verkäufe, des Supports und der Ingenieurteams außerhalb der Installationen. Die Krise verpflichtete alle überall dazu, den Arbeitsfluss an eine Arbeitskraft anzupassen, die aus der Ferne arbeitet. Dies sorgte bei allen für viele Fragen, während man sich an die neue Normalität anpassen zu versuchte.
Wie können wir Arbeiten aus der Ferne mit dem Verkaufs-, Führungs- und Ingenieurpersonal terminieren?
Beim halbverbundenen Hersteller ist das Terminieren von Arbeiten schwierig, insbesondere bei unterschiedlichen Systemen. Alle Beteiligten machen Termine über E-Mail, Excel-Tabellen und mündlich über Telefon oder Videokonferenzen aus. Die nicht verbundenen Systeme begünstigen bei Terminen und der Planung einen Mangel an Kommunikation zwischen den Abteilungen, der sich sehr nachteilig auswirken kann. Die Arbeiten werden möglicherweise mit Verlust akzeptiert oder auch, wenn das Einhalten des versprochenen Lieferdatums unmöglich ist. Wenn einige Mitarbeiter aus der Ferne und einige vor Ort arbeiten, müssen viele Anrufe getätigt und E-Mails versandt werden, nur um einige Informationen zum aktuellen Stand zu erhalten.
Beim verbundenen Hersteller können alle Beteiligten auf die ihrer Rolle entsprechenden Informationen zugreifen. Das System ruft die Unternehmensdaten ab und generiert genaue Berechnungen hinsichtlich Produktionszeit, Preise und Lieferdaten. Der Abschluss jeder Aufgabe wird registriert und der Auftrag wird der nächsten vorgesehenen Person zugewiesen.
Der halbverbundene Hersteller ist nach wie vor abhängig von den wöchentlichen oder täglichen Produktionssitzungen, die jetzt virtuell abgehalten werden. Eine Anwendung zum Projektmanagement wurde eingeführt, damit bestimmtes Personal diese intern nutzen kann und Kosten, Aufgaben und die Produktion nachverfolgt werden können, während nach einer dauerhafteren Lösung gesucht wird. Diese Methoden schaffen ein nicht verbundenes und lästiges Nachverfolgungssystem, welches zu sehr vom Faktor Mensch abhängig ist. Von Mitarbeitern in turbulenten Zeiten zu verlangen, neue Mechanismen zu erlernen, insbesondere wenn sie aus der Ferne arbeiten, bedeutet ein höheres Risiko für eine inkorrekte Anwendung und benötigt eine intensive Kommunikation unter den verschiedenen Abteilungen, die wiederum Zeit konsumiert. Dies erschwert der Leitung die Analyse der Arbeitsvorgänge, das Verständnis der Bereiche, die dem höchsten Druck unterliegen und das Zuweisen von geeignetem Personal.
Die Mitarbeiter des verbundenen Herstellers hingegen können ohne Schwierigkeiten aus der Ferne arbeiten. Sie arbeiten weder mit neuen Plattformen, noch benötigen sie eine spezifische Schulung. Die Plattformen sind bereits auf ihren Laptops installiert. Da sie in hohem Maße von webbasierten Werkzeugen abhängig sind, können sie von sämtlichen Geräten mit Internetzugang aus auf die benötigten Informationen zugreifen. Die Angestellten haben die Möglichkeit, Bestellungen, deren Produktion und Programmierung noch ausstehen, Kostenvoranschläge, die noch nicht akzeptiert wurden und die Anforderungen jeder einzelnen Bestellung je nach Genehmigung, über welche sie verfügen, umgehend einzusehen. Dies sorgt für eine Reduzierung der Kommunikation unter den Abteilungen und ermöglicht es der Geschäftsleitung, besser zu verstehen, welche Bereiche Personal und andere Ressourcen benötigen.
Sobald der Kostenvoranschlag beim halbverbundenen Hersteller akzeptiert wurde, schließt die Ingenieurabteilung die Programmierung der Arbeit und das Routing ab und sendet sie an die Bediener. Um den direkten Kontakt zu reduzieren, schaffen die Ingenieure einen Arbeitsfluss, um Papier zu beseitigen. Nun nutzen sie Laptops und Tablets an jeder Arbeitsstation, um über eine betriebsinterne Chat-Anwendung zu kommunizieren. Wenn die Laser-Bediener den Schneidevorgang abschließen, wird die nächste Person und der Ingenieur mit dem Versand der Anweisungen der nächsten Arbeitsvorgänge benachrichtigt.
Niemand kann den Status sämtlicher Arbeiten in Echtzeit einsehen. Wenn der Kunde anruft, um nach einer Aktualisierung des Status zu fragen, muss der Verkäufer nach wie vor mit der Produktion Rücksprache halten, um eine Antwort liefern zu können. Ohne Methoden zur Speicherung und Analyse dieser Daten wird für das Erstellen eines Kostenvoranschlags nach wie vor dieselbe Menge an Anlaufstellen wie zuvor benötigt.
Der verbundene Hersteller verfügt über verbundene Maschinen und bemerkt keine großen Veränderungen hinsichtlich des Arbeitsflusses. Der Ingenieur generiert nach wie vor Programme von seinem Standort aus und leitet diese an die entsprechenden Arbeitsstationen weiter. Je nach Status des Prozesses validieren die Bediener nach wie vor ihre Arbeiten, indem sie Barcode-Scanner verwenden, Daten in Tablets eingeben oder dafür sorgen, dass die Maschinensteuerung das MES des Unternehmens über den Status informiert.
Informationen können zu jeder Zeit im Rahmen der Genehmigung des jeweiligen Mitarbeiters abgerufen werden. Außerdem speichert das System ununterbrochen Daten und schafft eine stets umfassendere Gesamtheit von Mustern, wodurch die Erstellung von Kostenvoranschlägen genauer erfolgt und gleichzeitig Möglichkeiten bietet, um hypothetische Szenarien durchzuführen.
Nun, da die Arbeitsstationen Laptops oder Tablets und eine Anwendung zum Projektmanagement nutzen, beginnt der halbverbundene Hersteller, Informationen zum Status der Produktion zu erhalten. Auch dies ist ein Schritt in die richtige Richtung. Das Verkaufspersonal muss die Informationen zum aktuellen Stand jedoch nach wie vor bei der Produktion anfragen. Um eine Überlastung an Informationen zu vermeiden, ist das System so konfiguriert, dass nur bestimmte am Prozess beteiligte Personen auf die Informationen zugreifen können. Leider sorgt dies für Silos unter den Abteilungen, denn die Produktion möchte möglicherweise nicht, dass die Verkaufsabteilung Einsicht in sämtliche Informationen hat.
Der verbundene Hersteller seinerseits nutzt verschiedene Methoden zur Nachverfolgung der Produktion. Sein Personal ist bereits mit den geeigneten Systemen für die Nachverfolgung der Produktion konfiguriert. De facto hat dieses Unternehmen begonnen, online zu arbeiten, damit die Kunden in Echtzeit sehen können, wenn ein Werkstück beim Laser ausgeht und der nächste Arbeitsschritt aufgenommen wird.
In den fortschrittlichen Fabriken von heute befinden sich Maschinen mit Internetzugang, Tablets für die Nachverfolgung der Produktion, Robotiksysteme zur Aufnahme von Werkstücken und weitere verbundene Arbeitszellen. Alle diese Systeme können aus der Ferne programmiert und überwacht werden, was zahlreiche Vorteile bietet.
Während die Produktivität und die Produktion zunehmen, ermöglicht die Verbindbarkeit den Verkaufsteams die schnelle und präzise Erstellung von Kostenvoranschlägen. Und was noch wichtiger ist: die Verbindbarkeit ermöglicht den Herstellern das Speichern und Analysieren von aktualisierten Produktionsdaten, um passendere Entscheidungen für ihr Geschäft zu treffen. In diesen Zeiten der Ungewissheit, in welchen die Informationen sich dermaßen schnell verändern, sind auf aktuelle Daten gestützte Entscheidungen so wertvoll wie noch nie.
Und so möchte ich Sie fragen: In welcher Liga möchten Sie spielen; in der halbverbundenen oder in der verbundenen?
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